GSTEP agiliza planeamento e controlo orçamental da agência Lusa

A Agência noticiosa ainda recorria ao Excel para elaborar, manualmente, o seu planeamento orçamental. Solução da GSTEP permitiu redução do tempo e recursos necessários e diminuição significativa da margem de erro.

Oeiras, 14 de setembro de 2021 – A Lusa, Agência de Notícias de Portugal S.A. (LUSA), necessitava de fazer algo face aos constrangimentos decorrentes do facto do seu planeamento e controlo orçamental serem ainda processos manuais. Eram processos que exigiam muito esforço, muito tempo dedicado e que apresentavam uma grande margem de erro. A ferramenta que estava a ser utilizada, quer para a elaboração do orçamento, quer para o controlo orçamental e reporting, era o Microsoft Excel.

Após consulta preliminar ao mercado, a LUSA considerou que a GSTEP era uma das empresas que reunia as melhores condições para a realização do projeto, uma vez que incorpora equipas com vasta experiência no planeamento e implementação de projetos de Business Intelligence e Planeamento e Controlo Orçamental, e detém fortes conhecimentos na tecnologia selecionada (Oracle PBCS).

O projeto teve como principal objetivo a implementação de uma solução que permitisse efetuar o orçamento e o controlo orçamental, de uma forma simples, rápida, automática e colaborativa, tendo ainda uma forte componente de reporting. Numa primeira fase, contemplou o tratamento, análise e reporte de dados reais, abrangendo a criação dos processos e automatismos necessários para o carregamento mensal dos dados financeiros reais. Os processos de carregamento dos dados reais foram desenvolvidos na ferramenta Data Management.

Numa segunda fase, foi desenvolvido o modelo de orçamento, contemplando a criação dos automatismos para cálculo do orçamento. O modelo inclui vários métodos de cálculo do orçamento, de onde se destacam a extrapolação simples, tendo por base o real do ano anterior acrescido da inflação, e o cálculo baseado no orçamento do exercício anterior. A solução foi implementada em tecnologia Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS).

Os dados reais carregados na solução são provenientes do ERP MULTI. Nesta fase de arranque foram previstos 10 utilizadores, sendo que o objetivo é, no futuro, alargar a solução a outros utilizadores de outras áreas.

A equipa da GSTEP foi constituída por 1 gestor de projeto e 2 consultores, com experiência na área de EPM. Ao longo de todo o projeto, participaram ainda vários elementos da LUSA, com alocações parciais, de acordo com as necessidades nas diferentes fases do projeto.

“Este projeto teve a particularidade de ter decorrido em contexto de confinamento, o que levou a que não tivesse havido nenhuma reunião presencial ao longo de todo o projeto. Este distanciamento levou à necessidade de adotar uma metodologia de gestão de projeto ajustada a esta nova realidade. Um dos fatores críticos de sucesso foram as reuniões diárias ocorridas ao longo de todo o projeto, onde estavam sempre presentes quer os consultores da GSTEP, quer a equipa interna da LUSA”, refere Mónica Gonçalves, da GSTEP

O projeto teve a duração de 2,5 meses e, apesar deste contexto, foi executado com sucesso, tendo sido cumpridos todos os objetivos estabelecidos quer ao nível de prazos, requisitos funcionais e tecnológicos propostos.

Com a agilização e automatização do processo de orçamento e controlo orçamental, a LUSA obteve uma redução do tempo e recursos necessários, bem como uma redução significativa da margem de erro associada. Adicionalmente, obteve ainda ganhos significativos no que respeita à produção de informação de gestão e disseminação dessa mesma informação.

“Com a solução existente, a LUSA poderá escalar para outros sistemas tipicamente não financeiros como os da área de recursos humanos, comercial, produção editorial e desenvolver ainda mais dentro da área financeira”, considera Joaquim Carreira, Diretor de Áreas de Suporte (à data do projeto, atualmente Presidente da Agência LUSA).”

“A GSTEP demonstrou ser o parceiro ideal na implementação do processo, com especial destaque para o cumprimento dos prazos estabelecidos, o conhecimento aprofundado da tecnologia utilizada e experiência demonstrada, uma metodologia de implementação rigorosa, o envolvimento da equipa, com disponibilidade diária durante todo o processo e a interação proativa com excelente iniciativa para encontrar soluções para as solicitações da LUSA. A GSTEP assumiu, desde o início, um papel de parceiro, sempre presente e capaz de responder rapidamente a todas as solicitações da LUSA, respondendo sempre de forma construtiva e muito positiva”, sublinha ainda o responsável da LUSA.

Considerando que o projeto não termina com a sua implementação, atualmente a GSTEP dá o suporte de manutenção corretiva, preventiva e evolutiva da solução de planeamento e controlo orçamental.

O objetivo da LUSA é ter um sistema de informação de gestão que integre dados provenientes de várias fontes/sistemas (financeiro; editorial; recursos humanos; comercial; orçamental), de modo a converter um grande volume de dados em informação e conhecimento inteligível, desmaterializando processos internos, com o objectivo de fornecer informação relevante para a tomada de decisão, ao negócio e aos vários stakeholders da empresa, apoiando a estratégia da empresa, de uma forma eficiente e eficaz.

“Esta primeira fase teve como foco a informação financeira e orçamental. Numa fase posterior consideramos que a GSTEP poderá ser um potencial parceiro para o alargamento a outros sistemas e fontes de informação”, acrescenta.

A LUSA pretende ter a possibilidade de cruzar a informação proveniente de diferentes fontes de informação, de uma forma simples e automática. O projeto de EPM incidiu sobre a informação orçamental e financeira (existente no ERP Multi e no Excel), mas o objetivo é o de alargar a outras fontes de informação nos próximos 2 anos.

Sobre a LUSA

A LUSA, como única agência de notícias portuguesa de âmbito nacional, tem como objetivo a recolha e tratamento de material noticioso ou de interesse informativo, a produção e distribuição de notícias a um alargado leque de utentes (media nacionais e internacionais, empresas e instituições diversas de carácter público e privado) e a prestação ao Estado Português de um serviço de interesse público relativo à informação dos cidadãos. Conta com mais de 280 jornalistas por todo o mundo. Mais informação em https://www.lusa.pt

Sobre a GSTEP

A GSTEP é uma empresa especialista nas áreas de Business Intelligence (BI) e Enterprise Performance Management (EPM), com elevado know-how em diversas tecnologias. Constituída por uma equipa sénior e qualificada, com várias dezenas de técnicos certificados nas mais variadas tecnologias de BI e EPM, a GSTEP é uma referência nos mercados de Portugal, Europa e PALOP’s.